Padroneggiare in modo professionale uno strumento semplice e condiviso come  il foglio elettronico, soprattutto per gestire fluidamente ed organicamente tutti i punti che fanno da corollario alla vita di un progetto, si rivela spesso una scelta strategica vincente.

Infatti, per svolgere la maggior parte delle attività lavorative, tipiche di chi lavora con i progetti,non è indispensabile avere in dotazione dei programmi specifici sofisticati; questi software richiedono una buona dose di impegno per imparare a gestirli e hanno spesso un costo elevato. Inoltre in molte Aziende si devono utilizzare i processi e gli strumenti che fanno parte del sistema informativo, ma a volte alcune attività non sono gestite e lasciate pertanto alla libera interpretazione.

Una di queste è la stima e la pianificazione.

Cosa necessita per eseguire una pianificazione corretta e condividibile? Principalmente:

1. la capacità di identificare correttamente per ogni attività la durata, il costo e i requirements che ne contraddistinguano la qualità
2. uno strumento di facile uso, reperibile in azienda, su cui costruire uno standard di comunicazione e discussione e su cui basarsi per il controllo dei tempi e costi
3. la possibilità che detto strumento possa essere usato anche nelle fasi di controllo, garantendo una diminuzione degli errori inevitabili, consentendo una flessibilità ed una facilità d’uso

Per il punto 1 è quindi necessario unire la specificità del contenuto, i cui massimi esperti sono le persone dell’Azienda che ci lavorano quotidianamente, con la conoscenza di un sistema di pianificazione che illustri i metodi per evidenziale le attività, le correli tra loro, ne stabilisca i punti critici, ne valuti la durata, costi e qualità.

Per il punto 2 e 3 si tratta di trovare lo strumento e creare dei modelli aziendali di riferimento che siano facili e sicuri.

Si tratta di unire la conoscenza, patrimonio aziendale, con un sistema tecnico utile nel lavoro quotidiano.

Un semplice foglio di calcolo permetterà di aumentare la propria capacità e sicurezza nella pianificazione delle attività di un qualsiasi progetto; con professionalità e senza insicurezze, si sapranno gestire gli stati di avanzamento, individuare i punti critici, stimare l’impegno economico necessario. Inoltre è un mezzo di lavoro comprensibile sia all’interno della propria company  (nel team di lavoro) che  nei delicati rapporti con l’esterno (con gli stakeholder e con gli sponsor). Questi potrebbero essere degli ottimi motivi per spingere ad acquisire questa logica di lavoro, un approccio che si adatterà a qualsiasi  foglio di calcolo si intenda utilizzare.

Esistono molti siti  dedicati all’utilizzo di uno strumento diretto come il foglio elettronico: facilmente si possono trovare modelli e  impostazioni macro per pianificare o impostare un lavoro. Il software Microsoft Excel è un programma relativamente semplice nel utilizzo e  nella lettura, anche se  molto dipende  dal livello e dalla padronanza che si ha nel gestirlo.

C’è il pericolo di dare troppa importanza allo strumento che non alla capacità di eseguire una pianificazione corretta. I calcoli possono essere perfetti, lo strumento può offrire grafici immediati con calcoli istantanei sulla redditività, sugli scostamenti;  ma se l’errore è stato fatto nella quotazione o nella durata si otterranno in tal caso solo bellissimi fogli colorati … ma con diversi problemi da gestire alla vecchia maniera.

Impegnarsi ad utilizzare i modelli trovarti sul web richiede del tempo per capirli, tempo per comprendere se questi siano veramente utili alle nostre necessità, energie per tararli e calarli nella prassi del lavoro.  Spesso  ci si ritrova a dover provare diversi siti e numerosi  template,  per poi concludere che lo strumento era solo un giocattolo per distoglierci dall’angoscia della stima e della pianificazione. L’insicurezza di mettere dei “numeri su cui verremo controllati” viene addolcita da una grafica accattivante e da calcoli e indici rassicuranti, anche se non facilmente comprensibili.

Padroneggiare  correttamente uno strumento facile come Excel,affiancati da un professionista,  formatosi in  anni di esperienza, diventa quindi più che sufficiente e fornisce quel  incipit basilare per trasformarlo in un proprio tool di lavoro quotidiano.

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Rimane inoltre molto importante sottolineare l’importanza didattica  della formazione diretta, in cui ci può essere lo scambio con il formatore, capire il metodo, applicarlo ad un modello, renderlo aderente alla propria attività quotidiana. Il confronto con il trainer e con gli altri corsisti è sempre un arricchimento  notevole:  infatti si possono conoscere altre realtà, vedere altre modalità di affrontare i problemi  e altri modi di scambiarsi le informazioni.

Questi sono alcuni degli importanti vantaggi che la modalità di formazione classica continua ad offrire e che i corsi on line non possono ancora garantire, se non in parte.

Un essenziale ricchezza formativa espressa ad esempio dalla possibilità di avere delle giuste indicazioni per risolvere inaspettati problemi che,  come  nella determinazione dei costi di progetto mediante tabelle, bloccano  o inficiando il raggiungimento dell’obiettivo. Inoltreun contributo sta nel fatto che si possano vedere fluidamente e organicamente tutti i punti che fanno da corollario alla vita di un progetto.

La formazione a distanza offre innegabili vantaggi a livello di modalità e tempistica della fruizione: vantaggi questi che si rivelano  rilevanti  in un mondo in continuo cambiando dove  tutto sembra in divenire e  stravolto. Ma questo continuo stravolgere gli archetipi esistenti, che come un fiume carsico  sembra  portare via tutto con se, non  pare ancora investire alcuni aspetti solidi e tradizionali (principi fondanti) della trasmissione delle informazioni rappresentato dallo scambio diretto, vis a vie tra persone fisiche, dove anche il vedersi ha il suo peso.